POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES.
CEREZA MEDIA S.A.S.
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario
1377 de 2013, y a la Ley 1266 de 2008,CEREZA MEDIA S.A.S. adopta la presente política de
tratamiento de datos personales.
En virtud del presente documento, CEREZA MEDIA S.A.S. manifiesta que, garantiza los derechos
de privacidad, intimidad y buen nombre, que le asisten a los titulares de la información, durante el
procedimiento de tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas las actuaciones de
CEREZA MEDIA S.A.S. se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o
calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades culturales, contractuales, comerciales o
laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegarán a suministrar a CEREZA MEDIA
S.A.S. cualquier tipo de información o dato personal, tendrán la potestad de conocerla, actualizarla,
rectificarla y suprimirla, según el caso, de acuerdo a lo previsto en el presente documento.
I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
NOMBRE DE LA EMPRESA: CEREZA MEDIA S.A.S. identificado con el NIT
900.975.237 – 7, que en adelante se denominará LA EMPRESA.
DOMICILIO Y DIRECCIÓN: CL 33 # 63 B 28 IN 101 Medellín
CORREO ELECTRÓNICO: cerezamediacontable@guiacereza.com
TELEFÓNO: 3006548418
II. MARCO LEGAL
• Constitución Política de Colombia
• Ley Estatutaria 1581 de 2012. Por la cual se dictan las disposiciones generales para la
protección de datos personales.
• Ley Estatutaria 1266 de 2008. Por la cual se dictan disposiciones generales del habeas data
y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial
la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la provenientes de terceros países y se
dictan otras disposiciones.
• Decreto Único 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario
del Sector Comercio, Industria y Turismo.
• Decreto único 1072 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario
del Sector Trabajo.
• Demás normas que lo adicionen sustituyan y/o modifiquen.
• Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional.
III. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de LA
EMPRESA cuyo titular sea una persona natural.
IV. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de
protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular
para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las
políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las
finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. (Decreto único 1074 de 2015
Artículo 2.2.2.25.1.3)
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. (Ley 1581 de
2012)
Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de esta (heredero o
legatario). (Ley 1581 de 2012)
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables. (Ley 1581 de 2012)
Dato personal privado: Aquellos cuyo conocimiento es restringido al público. (Ley 1581 de 2012)
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos,
entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de
comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre
otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. (Decreto único 1074 de 2015 Artículo
2.2.2.25.1.3)
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo
uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o
que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos
a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. (Decreto único 1074 de 2015 Artículo 2.2.2.25.1.3)
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular de la Información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. (Ley
1581 de 2012)
Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. (Ley 1581 de 2012)
Transferencia: Envío de datos, dentro o fuera del territorio nacional, cuyo remitente y, a su vez,
destinatario, es un Responsable del Tratamiento de Datos. (Decreto único 1074 de 2015 Artículo
2.2.2.25.1.3)
Transmisión: Comunicación de Datos, dentro o fuera del territorio colombiano, cuyo remitente es el
Responsable y su receptor es el Encargado del Tratamiento de Datos (Decreto único 1074 de 2015
Artículo 2.2.2.25.1.3)
Oficial de privacidad: Encargado de vigilar, controlar y promover la aplicación de la Política de
Protección de Datos Personales al interior de LA EMPRESA. (Ley 1581 de 2012)
V. PRINCIPIOS
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, LA EMPRESA aplicará de manera
armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberán realizar el tratamiento,
transferencia, uso, almacenamiento, intercambio, supresión y transmisión de datos personales:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad
reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables, que rigen el tema.
Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice LA EMPRESA o a
la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política
de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales solo puede realizarse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos
o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve
el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos
parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, LA EMPRESA garantizará al
Titular su derecho de obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de estos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En
consecuencia, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las
personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar
disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros
autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos, la obligación de LA EMPRESA, será de medio.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de LA EMPRESA, se deberá
manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que en LA EMPRESA, administren, manejen,
actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están
obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener
de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a
conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas
expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
Incorporación sistemática: Los principios de Protección de Datos Personales se implementarán e
irradiarán la interpretación de todos los procesos y procedimientos de LA EMPRESA.
VI. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de
datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
frente a LA EMPRESA en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá
ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan
a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el tratamiento de datos,
mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
3. Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus
datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante LA EMPRESA y que no
hayan sido atendidos de forma completa u oportuna.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Solicitar a la Superintendencia de Industria y comercio (SIC) que ordene la revocatoria de la
autorización o la supresión de los datos.
7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al
menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la
presente política que motiven nuevas consultas.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios
que le ponga a disposición LA EMPRESA.
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o
apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
Derechos de los niños y adolescentes
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los
menores.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de
naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
1. Que el tratamiento de datos respete los derechos fundamentales de los niños, niñas y
adolescentes.
2. Que se le informe al menor y a su representante legal los efectos de otorgar la autorización para
el tratamiento de datos.
3. Que se escuche al menor y a su representante legal sobre preguntas o inquietudes relativas al
tratamiento de datos personales.
4. Que una vez cumplidos los parámetros precedentes, se suscriba una autorización por escrito
para el tratamiento de los datos personales del menor, por parte de su representante legal.
5. Solo se realizará tratamiento o almacenamiento de datos personales o información sensible del
menor de edad, que sea hijo natural o adoptivo, o que, dependa económicamente de un
trabajador, prestador de servicios o colaborador de LA EMPRESA.
Las finalidades del tratamiento o almacenamiento de datos personales o información sensible de
menores de edad, se realizará exclusivamente con las siguientes finalidades:
1. Para la planeación y promoción de políticas, campañas de bienestar personal y familiar, y para
las demás actividades que tengan por objeto un beneficio para el menor, tales como campañas
de salud para evitar enfermedades de transmisión sexual, charlas educativas para la prevención
del abuso de sustancias psicotrópicas y del alcohol, entre otras que sean promovidas por LA
EMPRESA, con el cumplimiento previo de los parámetros mencionados en este acápite del
documento.
2. Para efectuar los tramites relativos a la afiliación al sistema de seguridad social del menor de
edad como beneficiario de un trabajador o colaborador de LA EMPRESA, según lo manifieste
y disponga su representante legal o tutor.
VII. DEBERES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
LA EMPRESA reconoce la titularidad de los datos personales que ostentan las personas y en
consecuencia, ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, LA
EMPRESA utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas
expresamente por el titular de los datos o por las normas vigentes.
En el tratamiento y protección de datos personales, la empresa tendrá los siguientes deberes, sin
perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el
tratamiento de datos personales.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible.
6. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades
respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas
necesarias para que la información se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
10. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
11. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
titulares.
13. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio (SIC) sobre el tema en particular.
14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo
previsto en la Ley 1581 de 2012.
15. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula
en la ley.
16. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez
notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con
la calidad del dato personal.
17. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo
bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
18. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a
ella.
19. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre
facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección
de datos personales.
VIII. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
LA EMPRESA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos
personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la Ley,
a saber:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
Manifestación de la autorización
La autorización a LA EMPRESA para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios
que le ponga a disposición LA EMPRESA.
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o
apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
Medios para otorgar la autorización
LA EMPRESA obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico,
electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato, que en todo caso
permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se
concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los
datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
La autorización será solicitada por LA EMPRESA de manera previa al tratamiento de los datos
personales.
Prueba de la autorización
La autorización del tratamiento de los datos recolectados en el desarrollo de las actividades descritas
en la presente política dependerá de la naturaleza del canal o punto de recolección de información. El
medio de prueba para acreditar la efectiva autorización del tratamiento dependerá del tipo de
mecanismo utilizado para obtener la autorización, siendo ejemplo de ello el formato suscrito, el
registro de aceptación o ingreso a la página web, la grabación de la conversación, entre otros. En los
eventos de aceptación por medio de conductas inequívocas, se tomará como suficiente prueba de la
aceptación por parte del titular, el conjunto integrado de los siguientes elementos:
• El modelo de solicitud de autorización puesto a disposición del titular al momento de
capturar sus datos.
• La indicación expresa en el modelo de solicitud de autorización, de la conducta inequívoca
del titular que constituye autorización del tratamiento.
• La evidencia de la realización de la conducta inequívoca por parte del titular, siendo factible
acreditar la información suministrada por el titular u otro tipo de evidencia de aceptación
expresa según la naturaleza del canal.
Revocatoria de la autorización
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a
LA EMPRESA para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos,
siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. LA EMPRESA establecerá
mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión
sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por
una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y, por lo tanto, LA EMPRESA
deberá cesar cualquier actividad De tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial, en
relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso, serán estos sobre los que cesarán las
actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, LA
EMPRESA podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los
cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
IX. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD
DEL MISMO
El tratamiento de los datos personales de: empleados, ex empleados, proveedores, contratistas, o de
cualquier persona con la cual, LA EMPRESA tuviere establecida o estableciera una relación,
permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia.
En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
1. Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias,
contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por LA
EMPRESA.
2. Desarrollar la misión de LA EMPRESA conforme a su objeto social.
3. Cumplir con la normatividad vigente en Colombia.
4. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a
las tributarias y comerciales.
5. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de
seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a
futuro empleo.
6. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes suministrados por LA
EMPRESA.
7. Desarrollar estrategias publicitarias y comerciales conforme a su objeto social.
8. Mantener contacto con clientes, proveedores y afines.
9. Informar sobre oportunidades, descuentos, ferias, desfiles u otras actividades a nivel local o
nacional.
10. Cumplir todos sus compromisos contractuales.
Datos sensibles
Para el caso de datos personales sensibles, LA EMPRESA podrá realizar el tratamiento de ellos
cuando:
a. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea
requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre
física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán
otorgar su autorización.
c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas
garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin
ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se
refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares
por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin
la autorización del titular.
d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercido
defensa de un derecho en un proceso judicial.
e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán
adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la
autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio
que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
X. AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a
disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este
documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de
tratamiento de información de LA EMPRESA, que le serán aplicables, la forma de acceder a las
mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
1. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
3. Los derechos del titular
4. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la
política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en
ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de
tratamiento de información.
XI. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, LA EMPRESA pondrá a disposición de
éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o
erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de
todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a
ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de
conocerlos y actualizarlos en línea.
XII. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS,
RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y
SUPRESIÓN DE DATOS
a. Consultas:
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en
LA EMPRESA, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté
vinculada con la identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, LA EMPRESA garantiza:
• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser
informados en el aviso de privacidad.
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
• En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de
solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días
hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la
consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10
días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su
consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer plazo.
• Las consultas podrán formularse al correo cerezamediacontable@guiacereza.com y deberá
contener como mínimo, la siguiente información:
El nombre y dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir la
respuesta.
Los documentos que acrediten la identidad y legitimación, tal como se indica en los
siguientes casos:
o Titular: Documento de identificación.
o Causahabiente: Registro civil y documento de identificación.
o Representante legal en caso de menores: Padres de familia: Registro civil de
nacimiento y documento de identidad. Tutores: Sentencia judicial que
confiere representación legal.
o Representante legal autorizado por el titular: Poder autenticado.
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular
busca ejercer el derecho de consulta.
La descripción clara y precisa de la consulta que realiza el titular de información,
sus causahabientes o representantes.
Aportar la documentación que avale su petición en caso de que por la naturaleza del
dato sea procedente.
En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los
datos personales
Si la consulta realizada por la titular resulta incompleta, LA EMPRESA requerirá al interesado dentro
de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las inconsistencias.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
b. Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe
ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de
cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante LA EMPRESA, el
cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a LA EMPRESA, al correo
electrónico cerezamediacontable@guiacereza.com o mediante comunicación escrita
dirigida a la sede principal, con la identificación del titular, la descripción detallada y con
fechas de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos
que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro
de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente
la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en
trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha
etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en
que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
4. El reclamo deberá contener como mínimo, la siguiente información:
El nombre y dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir la
respuesta.
Los documentos que acrediten la identidad y capacidad de su representante, tal
como se indica en los siguientes casos:
o Titular: Documento de identificación.
o Causahabiente: Registro civil y documento de identificación.
o Representante legal en caso de menores: Padres de familia: Registro civil de
nacimiento y documento de identidad. Tutores: Sentencia judicial que
confiere representación legal.
o Representante legal autorizado por el titular: Poder autenticado.
La descripción clara y precisa del tipo de reclamo que realiza el titular de la
información (corrección, actualización o supresión).
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular
busca ejercer el derecho de reclamo, así como los hechos que dan lugar al mismo.
Aportar la documentación que avale su petición en caso de que por la naturaleza del
dato sea procedente.
En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los
datos personales.
Si el reclamo realizado por la titular resulta incompleto, LA EMPRESA requerirá al interesado dentro
de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
c. Petición de actualización y/o rectificación
LA EMPRESA rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser
incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo
cual se tendrá en cuenta:
1. El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico
cerezamediacontable@guiacereza.com , o en medio físico dirigido al departamento de
Mercadeo Institucional de LA EMPRESA, indicando la actualización y/o rectificación a
realizar y aportando la documentación que sustente su petición.
2. LA EMPRESA podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al
titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios
electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de
privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
d. Petición de supresión de datos
El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a LA EMPRESA su supresión
(eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
1. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y
obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recabados.
3. Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que
fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo
solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA
EMPRESA. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia LA EMPRESA
podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos, obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a
obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de
sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular;
para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación
legalmente adquirida por el titular.
La petición de supresión de datos deberá contener como mínimo, lo siguiente:
El nombre y dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir la
respuesta.
Los documentos que acrediten la identidad y capacidad de su representante, tal
como se indica en los siguientes casos:
o Titular: Documento de identificación.
o Causahabiente: Registro civil y documento de identificación.
o Representante legal en caso de menores: Padres de familia: Registro civil de
nacimiento y documento de identidad. Tutores: Sentencia judicial que
confiere representación legal.
o Representante legal autorizado por el titular: Poder autenticado.
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular
busca ejercer la supresión de los datos, así como los hechos que dan lugar a la
solicitud de supresión.
Aportar la documentación que avale su petición en caso de que por la naturaleza del
dato sea procedente.
En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los
datos personales.
Si la petición realizada por la titular resulta incompleta, LA EMPRESA requerirá al interesado dentro
de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
XIII. CANAL DE PROTECCIÓN DE DATOS Y MEDIOS DE CONTACTO
Para el ejercicio del derecho a realizar consultas, reclamos, correcciones, actualizaciones o supresión
de datos personales, el titular podrá contactar al encargado de la protección de datos personales de LA
EMPRESA, a través de los siguientes medios de contacto:
• Dirección: CL 33 # 68 B 28 IN 101, Medellín
• Teléfono: 3006548418
• Correo electrónico: cerezamediacontable@guiacereza.com
Frente al eventual uso de otros canales de contacto por parte de los titulares de información para el
ejercicio de sus derechos en materia de protección de datos personales, LA EMPRESA se reserva el
derecho de remitir o informar al titular de la existencia de los canales previamente descritos para dar
inicio al procedimiento de consulta o reclamo de manera oportuna y completa.
XIV. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
LA EMPRESA se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos
internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o
bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos,
todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional a la libre expresión, el
derecho al trabajo, y principalmente el respeto por la diversidad.
XV. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, LA
EMPRESA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
XVI. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS
PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE LA EMPRESA
En cumplimiento de la misión institucional y del plan estratégico de desarrollo de LA EMPRESA y
atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de
datos personales pueda tener para con LA EMPRESA, ésta podrá realizar la transferencia y
transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se
cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la
presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los
datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con
LA EMPRESA.
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, LA EMPRESA tomará las
medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política,
bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos
directamente relacionados con LA EMPRESA y solamente mientras esta dure, y no podrá ser usada o
destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se
observará lo previsto en el artículo 26° de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe LA EMPRESA, no requerirán ser
informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de
datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
LA EMPRESA, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o
públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas autoridades fiscales
y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros
participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y
representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las
leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para
responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de
las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir
nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros
derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las
indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
XVII. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
LA EMPRESA se reserva el derecho de modificar la presente política en cualquier momento. Para el
efecto realizará la publicación de un aviso en su página web con (5) días hábiles de antelación a su
implementación y durante la vigencia de la política. En caso de no estar de acuerdo con las nuevas
políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes
podrán ejercer sus derechos como titulares de la información en los términos previamente descritos.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo
en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se
cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su
información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
XVIII. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
El departamento de Mercadeo Institucional será el encargado del tratamiento de los datos personales,
por cuenta de LA EMPRESA.
XIX. VIGENCIA
La presente política empezará a regir dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en la
cual, sea publicada en la página web y deja sin efectos las políticas de tratamiento de datos personales
anteriores a esta.
